Im vergangenen Jahr kam es zu einem unscheinbaren, aber für die Zukunft zweifellos bedeutenden Fortschritt im Bereich der Digitalisierung der EU und zu einer weiteren Ausweitung des Once Only Principle – also des sogenannten „Nur-einmal-Prinzips“.
Dieses Prinzip bedeutet, dass ein Dokument, das einmal einer Behörde eines EU-Mitgliedstaats vorgelegt wurde, in einem anderen Mitgliedstaat grundsätzlich nicht erneut angefordert oder eingereicht werden darf. Die Behörden sollen die entsprechenden Dokumente und darin enthaltenen Informationen im Rahmen der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit untereinander austauschen und Unternehmer so von zusätzlichem Verwaltungsaufwand entlasten, der mit der wiederholten Beschaffung neuer Handelsregisterauszüge, Auszüge aus Registern wirtschaftlicher Eigentümer oder anderer Register verbunden ist.
Ziel ist es, das reibungslose Funktionieren der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit zwischen Behörden und anderen staatlichen Stellen sicherzustellen und die Geschäftstätigkeit von Unternehmen zu erleichtern, unter anderem durch die Einführung einer sogenannten harmonisierten EU-Gesellschaftsbescheinigung.
Dabei soll es sich um ein papiergebundenes oder digitales Dokument handeln, das die Existenz einer Gesellschaft sowie die Stellung des Geschäftsführers, Vorstandsmitglieds, den Sitz der Gesellschaft usw. für alle EU-Mitgliedstaaten nachweist, ohne dass weitere Dokumente erforderlich sind.
Im Vergleich zur derzeitigen Pflicht, apostillierte Handelsregisterauszüge samt Übersetzungen sowie Apostillen auf Vollmachten oder anderen Dokumenten vorzulegen, wenn ein Unternehmer diese in einem anderen Mitgliedstaat verwenden möchte (etwa bei der Änderung des Geschäftsführers, Prokuristen, Alleingesellschafters, des Firmennamens oder des Stammkapitals), handelt es sich um eine äußerst begrüßenswerte und seit Langem erwartete Maßnahme.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass eine nach dem Recht eines Mitgliedstaats gegründete Gesellschaft in einem anderen EU-Mitgliedstaat keinerlei zusätzliche Unterlagen vorlegen muss und ihre Existenz ohne Weiteres anerkannt wird.
Der erste Schritt zu diesem Idealzustand ist die genannte Gesellschaftsbescheinigung und eine intensivere Koordinierung der staatlichen Behörden beim Informationsaustausch. Der zweite Schritt ist die geplante stärkere Vernetzung der Handelsregister der einzelnen Mitgliedstaaten. Dadurch soll die Ausstellung einer EU-weit gültigen Bescheinigung über die Existenz einer Gesellschaft ermöglicht werden.
Gleichzeitig ist darauf hinzuweisen, dass es derzeit noch nicht zu einer automatischen Übernahme von Daten zwischen den Handelsregistern der EU-Mitgliedstaaten kommt. Obwohl das System der Registervernetzung formal bereits existiert, hat es derzeit lediglich informativen Charakter. Behörden und Öffentlichkeit haben zwar Zugang zu ausländischen Registerdaten, diese werden jedoch nicht automatisch in das tschechische Handelsregister übernommen. Jede Änderung eingetragener Tatsachen erfordert daher weiterhin einen aktiven Antrag der Gesellschaft und die Vorlage entsprechender Nachweisdokumente.
Die Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die Digitalisierungsrichtlinie bis Mitte 2027 in ihre nationalen Rechtsordnungen umzusetzen; ihre verbindliche Anwendung ist ab Mitte 2028 vorgesehen. Es bleibt zu hoffen, dass die beschriebenen Maßnahmen tatsächlich zu einer Vereinfachung, Beschleunigung und Kostensenkung komplexer gesellschaftsrechtlicher Prozesse führen werden.
