Die Anforderung eines Vertretungsschreibens der Geschäftsleitung zum Jahresabschluss ergibt sich aus den International Standards on Auditing (ISA, insbesondere ISA 580), die Teil der tschechischen Rechtsordnung sind. Jeder Abschlussprüfer muss diese Standards einhalten, und es ist ausgeschlossen, dass ein anderer Prüfer ein solches Schreiben nicht von der Geschäftsleitung verlangen würde.
Was enthält dieses Schreiben?
In dem Vertretungsschreiben bestätigt die Geschäftsleitung ihre Verantwortung für die Aufstellung des Jahresabschlusses sowie für die Richtigkeit der darin enthaltenen Informationen. Dieses Schreiben ist ein zentrales Prüfungsnachweisdokument.
Bereits zu Beginn der Prüfungsplanung verpflichtet sich der Mandant im Prüfungsvertrag, dieses Vertretungsschreiben vor Abgabe des Bestätigungsvermerks zu unterzeichnen. Auch wenn der Prüfer den Jahresabschluss geprüft hat, besteht weiterhin das Risiko nicht entdeckter Fehler. In dem Schreiben erkennt die Geschäftsleitung an, dass die Prüfung des Abschlussprüfers nicht zwingend alle möglichen Mängel oder Unrichtigkeiten aufdecken muss. Das bedeutet nicht, dass der Prüfer seine Arbeit nicht ordnungsgemäß erledigt hätte. Es handelt sich um ein natürliches Risiko, da der Prüfer nicht jeden einzelnen Buchungssatz kontrolliert, sondern Stichproben vornimmt. Der Bestätigungsvermerk des Prüfers sagt schließlich, dass der Jahresabschluss in allen wesentlichen Belangen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt – nicht, dass er ein absolut zutreffendes Bild vermittelt. Der Prüfer arbeitet mit einer Wesentlichkeitsschwelle, die er zu Beginn der Prüfung nach fachlichem Ermessen festlegt. Doch das führt bereits zu einem anderen Thema.
Zurück zum Vertretungsschreiben: Für den Prüfer ist die Bereitschaft des Mandanten, ein solches Schreiben zu unterzeichnen, ein Beweis dafür, dass die Geschäftsleitung ihrem eigenen Jahresabschluss vertraut. Wenn die Geschäftsleitung ihrem Abschluss nicht vertraut, warum sollte es der Prüfer tun?
Varianten des Schreibens
Das Vertretungsschreiben der Geschäftsleitung zum Jahresabschluss kann auch eine Liste nicht korrigierter Fehler enthalten. Dies ist ein verpflichtender Bestandteil des Schreibens und wird von den Prüfungsstandards gefordert, wenn der Prüfer einen Fehler im Jahresabschluss festgestellt hat, den der Mandant nicht korrigieren möchte. In diesem Fall wird ein Absatz hinzugefügt, dass die Geschäftsleitung sich des Fehlers bewusst ist, jedoch der Auffassung ist, dass dieser keinen wesentlichen Einfluss auf das den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Bild des Jahresabschlusses hat. Der Prüfer muss nicht mit der Geschäftsleitung hinsichtlich der inhaltlichen Beurteilung solcher Fehler übereinstimmen, muss sich aber einig sein, dass sie nicht wesentlich sind. Sollte der Prüfer die Beträge jedoch als wesentlich erachten, wäre es kaum möglich, die Prüfung ohne Modifikation des Prüfungsurteils abzuschließen.
Ein weiteres Problem entsteht, wenn die Geschäftsleitung, z. B. ein Geschäftsführer, das Schreiben nicht unterschreiben will, weil er erst nach Ende des geprüften Geschäftsjahres bestellt wurde. Er argumentiert, dass er keine Verantwortung für einen Zeitraum übernehmen könne, in dem er nicht im Amt war. Ab seiner Bestellung ist der neue Geschäftsführer jedoch für die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten der Gesellschaft verantwortlich, die in erster Linie im Gesetz über Handelskorporationen (ZOK) verankert sind. Dazu gehört auch die Pflicht, den Jahresabschluss des Unternehmens für das vorangegangene Geschäftsjahr fristgerecht aufzustellen. Der einleitende Teil des Schreibens stellt klar, dass der Unterzeichner das Schreiben nach bestem Wissen und Gewissen und nach Rücksprache mit den zuständigen Mitarbeitern bestätigt. Mit anderen Worten: Es wird keine absolute Erklärung verlangt, sondern nur eine Aussage auf Grundlage der verfügbaren Informationen.
Darüber hinaus schreiben die ISA nicht vor, dass es nur ein Vertretungsschreiben geben darf oder dass alle Punkte von denselben Personen unterzeichnet werden müssen. Der Prüfer kann auch Vertretungserklärungen zu bestimmten Punkten von anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung verlangen, wenn diese in deren Zuständigkeitsbereich fallen.
