Das Arbeitsgesetzbuch regelt ausdrücklich das Verfahren des Arbeitgebers bei der Zustellung bestimmter Schriftstücke an Arbeitnehmer. In der Regel handelt es sich um Dokumente im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder von arbeitsrechtlichen Beziehungen, die auf Vereinbarungen über Arbeitsleistungen außerhalb eines Arbeitsverhältnisses beruhen. Konkret betrifft dies beispielsweise eine Kündigung oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses während der Probezeit. Zu dieser Gruppe von Dokumenten, für die besondere Zustellungsregeln gelten, gehören auch die Abberufung eines leitenden Angestellten von seiner Position oder die Festsetzung des Gehalts (Gehaltsbescheid). Es ist daher wichtig zu wissen, dass das Arbeitsgesetzbuch hinsichtlich der Zustellung zwischen einzelnen Dokumentarten unterscheidet.
Die persönliche Übergabe am Arbeitsplatz oder an einem anderen Ort, an dem der Arbeitnehmer angetroffen wird, wird grundsätzlich bevorzugt.
Im Hinblick auf die Digitalisierung und die zunehmende Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel ist es jedoch auch möglich, Dokumente in die Datenbox (Datová schránka) des Arbeitnehmers zuzustellen, allerdings nur, wenn der Arbeitnehmer über eine solche verfügt und die Zustellung von Dokumenten nicht deaktiviert hat. In diesem Fall ist die Zustimmung des Arbeitnehmers zu dieser Zustellungsart nicht erforderlich. Die Zustellung wird wirksam mit der Anmeldung in der Datenbox oder durch Zustellfiktion, wenn sich der Arbeitnehmer innerhalb von 10 Tagen nach Zustellung des Dokuments nicht anmeldet. Gemeint ist dabei die Datenbox einer natürlichen Person, die nicht unternehmerisch tätig ist.
Eine weitere Möglichkeit besteht in der Zustellung über ein Netzwerk oder einen elektronischen Kommunikationsdienst. In diesem Fall müssen die Arbeitnehmer einer solchen Zustellungsart jedoch schriftlich zustimmen. Diese Zustimmung können sie später auch schriftlich und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Zu diesem Zweck muss dem Arbeitgeber zudem eine private E-Mail-Adresse mitgeteilt werden; eine dienstliche E-Mail-Adresse ist hierfür nicht ausreichend. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer vor Erteilung der Zustimmung schriftlich über die Zustellungsbedingungen informieren, einschließlich der möglichen Zustellfiktion. Dokumente, die auf diesem Wege versandt werden, müssen vom Arbeitgeber mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden (eine einfache Signaturlösung wie z. B. DocuSign reicht nicht aus). Der Arbeitnehmer muss den Erhalt des Dokuments schriftlich bestätigen; andernfalls gilt die Zustellung am 15. Tag als erfolgt.
Für andere arbeitsrechtliche Dokumente, die im Arbeitsgesetzbuch nicht ausdrücklich aufgeführt sind – beispielsweise den Arbeitsvertrag und dessen Ergänzungen – gelten die oben genannten Regeln nicht.
Eine Ausnahme stellt die Vereinbarung über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses dar, die auch ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers elektronisch versendet werden kann, auch an seine dienstliche E-Mail-Adresse.
Der Empfang eines Gehaltsbescheids muss jedoch vom Arbeitnehmer ausdrücklich bestätigt werden, damit die Zustellung wirksam wird, da in diesem Fall keine Zustellfiktion gilt.
Da eine ordnungsgemäße Zustellung erst mit der Erfüllung der oben genannten Voraussetzungen eintritt und damit nicht nur die Wirksamkeit, sondern auch der Beginn von Fristen (typischerweise der Kündigungsfrist) verbunden ist, kann es für Arbeitgeber erhebliche Konsequenzen haben, wenn diese Regeln unterschätzt werden.
