Kraftstoffkosten für Dienstfahrzeuge, welche zu privaten Zwecken überlassen werden

Überlässt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Personenkraftwagen (Pkw) zur privaten Nutzung, ist das Recht des Arbeitnehmers auf private Nutzung des Dienstwagens zwingend nachzuweisen - z. B. durch eine schriftliche Vereinbarung über die unentgeltliche Nutzungsmöglichkeit eines bestimmten Fahrzeugs auch zu privaten Zwecken.  Die Arbeitnehmer sind verpflichtet, ein genaues Fahrtenbuch zu führen, in welchem vor allem folgende Angaben aufgeführt sein müssen: das Fahrtdatum, das Fahrziel, der Fahrtzweck, die Entfernung in Kilometern, der Gesamtkilometerstand (d. h. einschließlich der Fahrten zu privaten Zwecken). Aus diesem derart geführten Fahrtenbuch muss die Anzahl der mit dem Fahrzeug zurückgelegten Kilometer zu privaten und dienstlichen Zwecken hervorgehen.

Des Weiteren ist zu klären, ob der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den zu privaten Zwecken verbrauchten Kraftstoffbetrag erstatten muss oder nicht.

1)     Alle Kraftstoffkosten werden vom Arbeitgeber beglichen:

Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer die Rechnungen für den Kraftstoffkauf oder begleicht die Sammelrechnungen der Tankstellen für alle zurückgelegten Kilometer (CCS-Karten, etc.).  Der Arbeitgeber berücksichtigt die Umsatzsteuerbemessungsgrundlage in voller Höhe in den Kosten und macht bei Eingabe den Umsatzsteuerabzug in voller Höhe geltend.  Beim Betrag für den privaten Kraftstoffverbrauch handelt es sich steuerlich um nicht absetzbare Kosten des Arbeitgebers.  Die geltend gemachte Umsatzsteuer für die privaten Kilometer muss die Firma abführen.

Beim Arbeitnehmer handelt es sich um eine unbare Leistung, welche Gegenstand der Einkommenssteuer aus nicht selbstständiger Tätigkeit ist. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung muss jeden Monat die Steuerbemessungsgrundlage des Arbeitnehmers sowie gleichzeitig auch die Bemessungsgrundlage für die Sozial- und Krankenversicherung um diesen Betrag erhöht werden.  Der dem Arbeitnehmer angerechnete Betrag ist bei privaten Kilometern um den adäquaten Umsatzsteuerbetrag für den Kraftstoff zu privaten Zwecken zu erhöhen.

2)     Die Kraftstoffkosten werden vom Arbeitnehmer beglichen:

Die Kraftstoffkosten werden vom Arbeitnehmer entsprechend dem Fahrtenbuch bereits beim Benzinkauf zu privaten Zwecken selbst beglichen. Kauft ein Arbeitnehmer Kraftstoff zusammen für private und Dienstkilometer (z. B. mit der CCS-Karte), muss der Arbeitnehmer am Ende eines jeden Monats den zu privaten Zwecken verbrauchten Kraftstoff abrechnen.  Der Arbeitgeber bucht den zu privaten Zwecken verbrauchten Kraftstoff zur Zahlung auf den Arbeitnehmer um.  (Dieser Vorgang ist z. B. als steuerbarer Ertrag zu verrechnen und bei der Ausgabe ist die Umsatzsteuer abzuführen). Den Betrag für die privat zurückgelegten Kilometer kann der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber über die Kasse bezahlen oder der Arbeitgeber zieht ihm diesen Betrag (aufgrund seiner Einwilligung) vom Nettolohn ab.  

Allgemein verweisen wir noch auf folgende gesetzliche Pflicht im Zusammenhang mit der Nutzung von Dienstwagen zu privaten Zwecken:

Überlässt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer unentgeltlich einen Personenkraftwagen (Pkw) zur Nutzung zu privaten und dienstlichen Zwecken, gilt als Einkommen des Arbeitnehmers ein Betrag in Höhe von 1 % des Eingangspreises des Fahrzeugs, mindestens 1.000,- CZK für jeden, auch angefangenen Kalendermonat, wo das Fahrzeug überlassen wird. Zu Besteuerungszwecken beim Arbeitnehmer wird der 1 % vom Eingangspreis des Fahrzeugs in der Steuerbemessungsgrundlage berücksichtigt sowie gemeinsam mit dem Lohn in den einzelnen Monaten versteuert. Ist im Eingangspreis nicht die Umsatzsteuer enthalten, erhöht sich dieser im Sinn dieser Bestimmung um diese Steuer.

Wird ein Dienstwagen, bei welchem im Rahmen der Anschaffung der Umsatzsteuerabzug geltend gemacht wurde, nicht nur zu betrieblichen, sondern auch zu privaten Zwecken genutzt, ist die Umsatzsteuer bei Eingabe adäquat zu kürzen.