Wie sind Anreize in Mietverhältnissen korrekt zu verbuchen?

Kosten und Einnahmen müssen immer in dem Zeitraum verbucht werden, mit dem sie sachlich und zeitlich zusammenhängen. Wie verhält es sich nun mit einem Mietanreiz oder einer ermäßigten oder kostenlosen Miete und deren Verbuchung?

Das Ziel des Vermieters ist es, einen langfristigen Mietvertrag abzuschließen, um sich langfristige Einnahmen zu sichern, daher werden den Unternehmen bestimmte Vorteile angeboten. Diese Vorteile sind im Mietvertrag verankert. Einer dieser Vorteile ist der Mietanreiz - zum Beispiel die weit verbreitete "mietfreie" Miete.

"Mietfrei" ist in der Regel eine Klausel in einem bestimmten Vertrag. Der Vorteil kann sowohl kurzfristig als auch langfristig sein. In der Praxis kommt es häufig vor, dass der Vermieter die erste und letzte Miete "erlässt".

Andere Arten von Anreizen sind die Erstattung der Umzugskosten in die neu angemieteten Räumlichkeiten oder die Übernahme der Abfindungszahlung aus dem ursprünglichen Mietvertrag.

Der National Accounting Council (NAO) befasst sich mit der Frage der Anreize, insbesondere mit der NAO Interpretation I-17, Anreize in Mietverhältnissen.

Welche Anreize sollten also in der Rechnungslegung berücksichtigt werden?

Wenn der gewährte Vorteil ausschließlich dem Zweck dient, einen neuen Mieter zu gewinnen oder das Vertragsverhältnis mit einem bestehenden Mieter zu verlängern, dann ist der Vorteil ein Anreiz und sollte ordnungsgemäß über die Laufzeit des Vertrags abgegrenzt werden, auf den er sich bezieht, und zwar nicht nur auf Seiten des Mieters, sondern auch auf Seiten des Vermieters.

In diesem Fall ist die Dauer der Zeitraum, für den das Mietverhältnis vereinbart wird, ohne dass eine Kündigung möglich oder für den Mieter so nachteilig ist, dass eine Kündigung unwahrscheinlich ist.

Ist das Mietverhältnis unbefristet, so gilt die Kündigungsfrist als Vertragsdauer und nicht die voraussichtliche Dauer des Mietverhältnisses.

Umgekehrt: Welche Leistungen sollten in der Buchführung nicht berücksichtigt werden?

Wenn der Vermieter eine Leistung aus einem anderen Grund als den oben genannten gewährt (z. B. eine Mietminderung aufgrund von Einschränkungen bei der Nutzung der gemieteten Räumlichkeiten), dann wird eine solche Leistung nicht als Anreiz behandelt und sollte nicht abgegrenzt werden.

Wer entscheidet, ob es sich um einen Anreiz handelt oder nicht?

Das hängt von der fachlichen Beurteilung des Unternehmens ab. Das fachliche Urteil der anderen Partei kann bei der Beurteilung berücksichtigt werden.

Beispiel für die Bilanzierung eines Anreizes in einem 5-Jahres-Leasingvertrag aus der Sicht des Leasingnehmers:

Der Mieter sollte den Wert des gesamten 5-Jahres-Mietvertrags beziffern und den durchschnittlichen jährlichen Mietbetrag berechnen. In unserem Fall wird die durchschnittliche Jahresmiete 360 betragen.

Im ersten Jahr berechnet der Mieter eine reduzierte Miete von 150 gemäß der Rechnung und verbucht den Restbetrag bis zur durchschnittlichen Jahresmiete über das Konto 383 – Rechnungsabgrenzungsposten- Passiva. In den nächsten zwei Jahren berechnet der Mieter die Miete in dieser Höhe, und der Restbetrag bis zur durchschnittlichen Jahresmiete wird ebenfalls über das Konto 383 verbucht.

Im vierten und fünften Jahr übersteigt die Miete die durchschnittliche Jahresmiete, so dass der Mieter das Konto 383 belastet und damit den Mietaufwand in diesem Jahr auf die durchschnittliche Jahresmiete reduziert. Der Vermieter würde dann ähnlich vorgehen und das Konto 385 - Rechnungsabgrenzungsposten -Aktiva verwenden.