Die Unternehmensfinanzen in Tschechien durchlaufen derzeit die größte Transformation der vergangenen drei Jahrzehnte. Das neue Rechnungslegungsgesetz und die damit verbundenen gesetzlichen Änderungen verändern die grundlegenden Prinzipien der Rechnungslegung. Für das Management von Unternehmen bedeutet dies eines: Es handelt sich nicht lediglich um eine Änderung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, sondern um einen massiven Eingriff in die IT-Infrastruktur und die unternehmenseigenen ERP-Systeme. Während die umfassende Neufassung auf ihren endgültigen Start zusteuert, ist die erste Welle von Änderungen im Zusammenhang mit der Anpassung von Schwellenwerten und der Digitalisierung bereits in vollem Gange. Wer das Software-Upgrade bis zum letzten Moment aufschiebt, riskiert Systemausfälle und die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben.
4 kritische ERP-Bereiche, die sofortige Maßnahmen erfordern
Eine erfolgreiche Umstellung auf die neue Gesetzgebung ist ohne eine umfassende Neukonfiguration und Anpassung zentraler Module nicht möglich. Insbesondere auf folgende Bereiche sollten Sie sich konzentrieren:
· Neukonfiguration des Moduls für das Anlagevermögen: Das bisherige System mit sechs Abschreibungsgruppen gehört der Vergangenheit an. Es wird durch neue monatliche Abschreibungsmethoden und die Einführung des einheitlichen Begriffs „Steuerwert“ ersetzt. Für die IT bedeutet dies eine vollständige Überarbeitung der Abschreibungspläne und der entsprechenden Algorithmen in der Software.
· Neues Leasing-Modul (IFRS-Effekt): Operating-Leasingverhältnisse werden künftig nicht mehr lediglich als Aufwand behandelt. Sie müssen künftig zwingend in der Bilanz als Vermögenswert (Nutzungsrecht) und als finanzielle Verbindlichkeit ausgewiesen werden. Ihre Software muss daher in der Lage sein, den Barwert der Leasingzahlungen zu berechnen und entsprechende Zahlungspläne zu erstellen.
· Rein elektronisches Archiv und Validierung: Das Gesetz schafft die Voraussetzungen für eine vollständige Digitalisierung und den elektronischen Dokumentenfluss. Die Buchhaltungssoftware muss die Authentizität der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten, beispielsweise durch Zeitstempel und elektronische Signaturen, und damit den neuen Standards für die elektronische Archivierung entsprechen.
· Änderung der Bewertungsmethoden: Der wirtschaftliche Gehalt soll gegenüber der formalen Gestaltung stärker in den Vordergrund treten, ebenso wie der beizulegende Zeitwert von Vermögenswerten. Die Systeme müssen daher eine flexiblere Neubewertung und die Bildung von Wertberichtigungen nach den neuen Regeln ermöglichen.
Risiko von Standardsoftware und individuellen Anpassungen
Wenn Ihr Unternehmen eine Standardsoftware verwendet, sind Sie davon abhängig, wann und in welcher Qualität der Anbieter ein Update veröffentlicht. Häufig decken solche universellen Pakete jedoch nicht die spezifischen internen Prozesse eines Unternehmens ab.
Vor einer noch größeren Herausforderung stehen Unternehmen mit individuell angepassten ERP-Systemen. Jeder Eingriff in den Systemkern aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben kann andere verbundene Module beeinträchtigen – von der Lagerverwaltung über die Logistik bis hin zur Fakturierung. Die Entwicklung und das Testen solcher Anpassungen können Monate in Anspruch nehmen.
Wie sollten Sie vorgehen? Beziehen Sie den Wirtschaftsprüfer früher ein als die Programmierer
Der häufigste Fehler besteht darin, dass ein Unternehmen die Softwareaktualisierung der IT-Abteilung überträgt, ohne zuvor klare fachliche und methodische Vorgaben zu definieren. IT-Spezialisten kennen den Code, aber nicht die detaillierten Anforderungen des neuen Rechnungslegungsgesetzes. Das Ergebnis können Softwarefehler sein, die erst bei der anschließenden Prüfung entdeckt werden – und deren Behebung ist äußerst kostspielig.
Wir empfehlen folgende drei Schritte:
- Auswirkungsanalyse (GAP-Analyse): Gemeinsam mit unserem Prüfungsteam definieren wir, welche konkreten Änderungen Ihr Unternehmen betreffen und welche neuen Dateneingaben erforderlich sein werden.
- Methodische Vorgaben für die IT: Wir erstellen präzise Vorgaben für Ihre IT-Abteilung oder den externen ERP-Anbieter. Die Programmierer erhalten dadurch klare Anweisungen, welche Algorithmen und Datenbankfelder angepasst werden müssen.
- Tests in einer Sandbox: Vor der produktiven Einführung muss eine Testumgebung (Sandbox) eingerichtet werden. Anhand realer Daten wird überprüft, ob das System die Abschlüsse und Berichte exakt nach den neuen gesetzlichen Vorgaben erstellt.
Fazit: Die Zeit arbeitet gegen Sie
Die Vorbereitung der Systeme auf das neue Rechnungslegungsgesetz ist kein gewöhnliches Update, das während eines Wochenendstillstands installiert werden kann. Sie erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, IT-Entwicklern und Wirtschaftsprüfern. Ein frühzeitiger Start gewährleistet einen reibungslosen Übergang, die Kontinuität des Geschäftsbetriebs und Sicherheit bei der anschließenden Prüfung des Jahresabschlusses.
Sie benötigen Unterstützung bei der Erstellung technischer und methodischer Vorgaben für die Aktualisierung Ihrer Buchhaltungssoftware? Wenden Sie sich an unsere Spezialisten. Wir helfen Ihnen dabei, die Lücke zwischen der Welt der gesetzlichen Vorschriften und der Welt des IT-Codes zu schließen.
