Am 1. Januar 2023 trat das novellierte Gesetz Nr. 300/2008 Slg. über elektronische Akte und die autorisierte Umwandlung von Dokumenten in Kraft, auf dessen Grundlage die Kategorie der Personen, für die das Innenministerium automatisch eine Daten-Mailboxeingerichtet hat, erweitert wurde.
Alle Personen, die im Register für juristische und natürliche Personen, die ein Gewerbe betreiben, sowie für Behörden eingetragen sind (sog. ROS-Register), verfügen nun über Datenboxen, die automatisch per Gesetz eingerichtet wurden.
Im Falle von Gewerbetreibenden ist es wichtig zu erwähnen, dass die Daten-Mailboxen auch für Personen, deren Gewerbeschein derzeit eingestellte ist, automatisch errichtet werden.
Das bedeutet, dass Gewerbetreibenden, deren Gewerbeschein aktuell nicht aktiv ist, nicht beantragen können, dass die Daten-Mailbox unzugänglich gemacht oder gelöscht wird. Nur Nichtunternehmer können die Daten-Mailbox unzugänglich machen, zum Beispiel bei der nächsten Czech POINT – Filiale oder direkt in den Einstellungen der Daten-Mailbox selbst. An die unzugängliche Mailbox können keine Nachrichten zugestellt oder von ihr aus versandt werden, aber auf zuvor gespeicherte Nachrichten kann weiterhin zugegriffen werden.
Die Löschung der Datenboxen erfolgt durch das Innenministerium und nur auf der Grundlage gesetzlich festgelegter Gründe. Die tatsächliche Löschung erfolgt 3 Jahre, nachdem die Daten-Mailboxunzugänglich gemacht wurde.
Die einzige Möglichkeit für eine Person mit eingestelltem Gewerbeschein, die obligatorische Einrichtung einer Daten-Mailbox zu verhindern, besteht daher darin, den Gewerbeschein oder eine andere Berechtigung zur Ausübung der Tätigkeit zu löschen. Mit der Löschung aus dem entsprechenden Register wird die Daten-Mailbox automatisch unzugänglich gemacht und nach drei Jahren gelöscht.
