Viele unsere Klienten wenden sich an uns derzeit im Hinblick auf die COVID-19 Coronavirus-Pandemie mit der Frage, ob ihre Arbeitnehmer Anspruch auf Essensgutscheine haben, falls die Arbeit von zuhause ausgeübt wird, sog. „Homeoffice“, und ob es in diesem Fall möglich ist, Essensgutscheinkosten in die steuerlich absetzbaren Kosten des Arbeitgebers einzubeziehen.
In diesem Zusammenhang weisen wir vor allem darauf hin, dass die Entstehung des Anspruchs des Arbeitnehmers auf Essensgutscheine und die Abzugsfähigkeit von Steuerkosten zwei völlig verschiedene Sachen sind. Im Fall von Homeoffice könnte es dazu kommen, dass dem Arbeitnehmer der Anspruch auf einen Essensgutschein entsteht, handelt es sich jedoch nicht um steuerlich absetzbare Kosten seitens des Arbeitgebers.
Hinsichtlich des Anspruchs des Arbeitnehmers auf einen Essensgutschein kann der Schluss gezogen werden, dass der Essensgutschein eine freiwillige Leistung für Arbeitnehmer ist und daher immer davon abhängt, wie der Anspruch auf einen Essensgutschein bei dem jeweiligen Arbeitgeber geregelt ist. Der Anspruch auf einen Essensgutschein entsteht standardmäßig dem Arbeitnehmer, der eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Schicht / Tag abgearbeitet hat. Aus dieser Perspektive spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz des Arbeitgebers oder von zuhause arbeitet. In diesem Fall ist jedoch grundlegend, wie die Arbeit von zuhause mit dem Arbeitnehmer vereinbart wird, d. h. ob die Arbeitszeit der Arbeitgeber verteilt oder ihre Verteilung dem Arbeitnehmer überlässt. Beide Varianten bieten auf beiden Seiten gewisse Vor- und Nachteile. Die Verteilung der Arbeitszeit ist jedoch entscheidend für die Beurteilung des Anspruchs auf einen Essensgutschein, dessen Entstehung mit der Abarbeitung der Schicht bei dem Arbeitgeber verbunden ist. Der Anspruch auf einen Essensgutschein entsteht bei einem solchen Arbeitgeber nur dann, wenn der Beginn und das Ende der Schichten von dem Arbeitgeber festgelegt werden. Nur so ist es möglich, die entscheidenden Tage und die entsprechenden abgearbeiteten Stunden zu bestimmen, für die die Essensgutscheine dem Arbeitnehmer zustehen.
Hinsichtlich der Frage, wann die Essensgutscheine als steuerlich absetzbare Kosten des Arbeitgebers betrachtet werden können, müssen alle folgenden Bedingungen erfüllt werden:
- der Arbeitnehmer übt die Arbeit am Arbeitsplatz (der nicht unbedingt der Arbeitsplatz des Arbeitgebers sein muss) gemäß Anweisungen des Arbeitgebers aus,
- dem Arbeitnehmer wurde im Voraus die Arbeitszeit auf die Schichten verteilt,
- der Arbeitnehmer übt die Arbeit während der festgelegten Schicht mindestens 3 Stunden aus oder ist für diese Dauer am Arbeitsplatz zur Ausübung der Arbeit gemäß den Anweisungen des Arbeitgebers bereit.
Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer, der von zuhause aus arbeitet und der sich selbst die Arbeitszeit gemäß § 317 des Arbeitsgesetzbuchs verteilt, einen Essensgutschein gemäß einem Arbeits- oder Tarifvertrag, einer internen Vorschrift oder Vereinbarung gibt, kann der Arbeitgeber den Essensgutschein nicht als steuerlich absetzbare Kosten geltend machen, da diese Bedingungen nicht erfüllt sind.
Wenn der Arbeitnehmer die Arbeit von zuhause aus ausübt, wird es sich für den Fall der Leistung des Essensgutscheins immer um sein befreites Einkommen, ohne andere Bedingungen zu erfüllen.
Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Klienten bei Vereinbarung des Homeoffices, sorgfältig zu erwägen, ob die Arbeitszeit vom Arbeitgeber verteilt wird oder ob der Arbeitnehmer sich selbst die Arbeitszeit verteilt wird, egal ob Homeoffice aus die freiwillige Leistung zugunsten von Arbeitnehmer dient oder als eine Reaktion auf die aktuelle epidemiologische Situation in der Tschechischen Republik vereinbart wird. In jedem Fall ist die Vereinbarung über Homeoffice schriftlich zu vereinbaren. Selbstverständlich kann sich ein solches vereinbartes System nur auf einen Teil der festgelegten wöchentlichen Arbeitszeit beziehen.
