Buchhaltungsunterlagen und ihre Anforderungen

6. 9. 2023

Wissen Sie, was ein Buchhaltungsbeleg enthalten muss, um als schlüssiger Buchungsbeleg zu gelten, und welche Anforderungen ein Steuerbeleg enthalten muss? Sind Sie Umsatzsteuerzahler und überprüfen Sie die USt-ID Nr. des Rechnungsempfängers, bevor Sie einen Beleg ausstellen?

Im heutigen Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über das Thema Buchhaltungs-/Steuerbelege geben, insbesondere im Hinblick auf die Identifizierung des Rechnungsempfängers und seine Steueridentifikationsnummer.

Aus welchen Gesetzen können wir Informationen entnehmen

Das Gesetz Nr. 563/1991 Slg. über die Buchhaltung

Damit ein Buchhaltungsbeleg als Buchhaltungsdokument anerkannt wird, muss er die Bedingungen, die im §11 des Gesetzes Nr. 563/1991 Slg. über die Buchhaltung aufgelistet sind, erfüllen. Hier erfahren wir Folgendes:

(1) Buchungsbelege sind schlüssige Buchungsunterlagen, die Folgendes enthalten müssen

(a) die Bezeichnung des Buchungsbelegs,

(b) den Inhalt des Buchungsvorgangs und seine Teilnehmer,

(c) den Geldbetrag oder Angaben über den Preis pro Maßeinheit und die Menge,

(d) den Zeitpunkt, zu dem der Buchungsbeleg erstellt wurde,

(e) den Zeitpunkt des Buchungsvorgangs, wenn dieser nicht mit dem unter Buchstabe d) genannten Zeitpunkt identisch ist,

(f) das im Artikel 33a Absatz 4 genannte Unterschriftenprotokoll der für den Buchungsvorgang verantwortlichen Person sowie das Unterschriftenprotokoll der für die buchmäßige Erfassung verantwortlichen Person.

(2) Die Buchungseinheiten sind verpflichtet, die Buchungsunterlagen unverzüglich nach Feststellung der in ihnen enthaltenen Tatsachen so zu erstellen, dass der Inhalt jedes einzelnen Buchungsvorgangs in der in § 8 Absatz 5 genannten Weise festgestellt werden kann.

Die Teilnehmer eines Buchungsvorgangs können auf verschiedene Weise eindeutig identifiziert werden. Für buchhalterische Zwecke könnte es beispielsweise ausreichen, den Namen des Unternehmens und seine Identifikationsnummer anzugeben, aber hier befinden wir uns bereits im Widerspruch zur Definition eines Steuerdokuments für Umsatzsteuerzwecke.

Die Anforderungen an ein Steuerdokument sind geregelt in Gesetz Nr. 235/2004 Slg. über die Umsatzsteuer

Abschnitt 3, § 29. Hier sind die im Buchführungsgesetz vorgesehenen Angaben nicht mehr ausreichend, sondern die Liste der Angaben wird erweitert.

(1) Der Steuerbeleg muss folgende Angaben enthalten:

(a) Identifizierung der Person, die den Umsatz tätigt,

(b) die USt-ID Nr. der Person, die den Umsatz tätigt,

(c) die Bezeichnung der Person, für die der Umsatz getätigt wird,

(d) die USt-ID Nr. der Person, für die das Geschäft getätigt wird (falls vergeben),

(e) die Registrierungsnummer des Steuerdokuments,

(f) den Umfang und den Gegenstand des Umsatzes,

(g) das Datum der Ausstellung des Steuerbelegs,

(h) das Datum, an dem der Umsatz ausgeführt wurde, oder das Datum, an dem die Gegenleistung erbracht wurde, falls es sich nicht um das Datum der Ausstellung des Steuerbelegs handelt, die Verpflichtung zur Steuererklärung vor der Ausführung des Umsatzes oder zur Erklärung des Umsatzes an dem Tag, an dem die Gegenleistung erbracht wurde, entstanden ist,

(i) den Preis je Einheit ohne Steuern und den Abschlag, wenn dieser nicht im Preis je Einheit enthalten ist,

(j) die Steuerbemessungsgrundlage,

(k) den Steuersatz,

(l) die Höhe der Steuer; diese Steuer ist in tschechischer Währung anzugeben.

(2) Der Steuerbeleg muss außerdem die folgenden Angaben enthalten:

(a) ein Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieses Gesetzes, eine Bestimmung einer Verordnung der Europäischen Union oder einen anderen Hinweis darauf, dass die Lieferung von der Steuer befreit ist, wenn die Lieferung von der Steuer befreit ist,

(b) "vom Kunden ausgestellt", wenn die Person, für die die Lieferung erbracht wird, zur Ausstellung des Steuerbelegs berechtigt ist,

(c) "der Kunde zahlt die Steuer", wenn die Person, für die die Leistung erbracht wird, der Steuerschuldner ist.

Die tschechischen USt-ID Nummern werden unter MwSt. Register  auf dem Portal „moje daně“ überprüft. Neben der Gültigkeit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind dort auch andere Daten aufgeführt, wie z.B. Datum des Beginns der Gültigkeit der Registrierung, Unzuverlässigkeit, Anschrift des Steuerverwalters usw.

Und wo kann ich überprüfen, ob die mir mitgeteilte USt-ID Nummer eines ausländischen Steuerpflichtigen korrekt ist und ob er in einem bestimmten EU-Mitgliedstaat registriert ist?

  1. über die VIES-Anwendung auf der Webseite der Europäischen Kommission
  2. Durch Kontaktaufnahme mit dem örtlichen Finanzamt (telefonisch, per E-Mail, schriftlich oder durch persönliche Vorsprache)
  3. Bei der zuständigen Abteilung der Generalfinanzdirektion der Tschechischen Republik

In allen Fällen der USt ID. Nr. Überprüfung empfehlen wir, die gefundenen Informationen auf irgendeine Weise zu speichern (z. B. durch Speichern eines Bildschirmausdrucks, eines Ausschnitts, eines PrintScrenn oder auf andere Weise), um einen weiteren notwendigen Beweis für die Tatsache zu haben, dass die USt ID Nr. zum Zeitpunkt der Verwendung gültig war.

Das Finanzamt gibt jedoch auf seiner Website eine Definition der Haftung

"Auf der Grundlage der Artikel 17 bis 24 der Verordnung (EU) Nr. 904/2010 des Rates bietet die Generalfinanzdirektion der Tschechischen Republik (im Folgenden GFD) Personen, die an innergemeinschaftlichen Umsätzen beteiligt sind, die Möglichkeit, die Gültigkeit der Steueridentifikationsnummer (TIN) ihrer Geschäftspartner zu überprüfen, unter der sie in einem anderen EU-Mitgliedstaat für die Mehrwertsteuer registriert sind.

Die GFD ist jedoch nicht für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten verantwortlich, da diese Informationen aus Datenbanken der Mitgliedstaaten stammen, die nicht von der GFD überprüft und gepflegt werden können. An sich können diese Informationen nicht als Nachweis für die Inanspruchnahme der Umsatzsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Umsätze verwendet werden."

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