Naše právní předpisy často stanoví pro určitá právní jednání požadavek úředně ověřeného podpisu jednající osoby. Bez ověřeného podpisu není možné například převést podíl ve společnosti s ručením omezeným či se rozvést prostřednictvím tzv. konsenzuálního rozvodu. Ověřování pravosti podpisů lze provést u notáře, nebo u jiného oprávněného orgánu například na pobočce České pošty (CzechPOINT). Dané ověření však předpokládá dokument s ověřovaným podpisem v listinné podobě.
Ověřování pravosti podpisu neboli legalizaci mohou provádět pouze vymezené osoby a orgány. Konkrétně: notáři dle notářského řádu; obecní, krajské, újezdní úřady a držitel poštovní licence dle zákona o ověřování; hospodářská komora ČR, a velitel lodě dle zákona o námořní plavbě v případě naléhavého zájmu osoby na lodi. Alternativou je prohlášení advokáta o pravosti podpisu dle zákona
o advokacii. Daná legalizace se provádí za pomoci ověřovací doložky, která se přímo vyznačí na listině, nebo je vyhotovena samostatně, a následně pevně spojena s listinou, na níž se ověřovaný podpis nachází.
Do 30. června 2022 nemělo úřední ověření podpisu žádnou elektronickou podobu. Náš právní řád rozlišuje čtyři druhy elektronických podpisů, avšak ani jednomu z nich nebyly přiznány účinky úředně ověřeného podpisu. Formy elektronického podpisu představují pouze ekvivalent vlastnoručního podpisu spojeného s fikcí písemně podepsaného úkonu. Jedinou možností pro získání elektronického dokumentu s právními účinky písemnosti s úředně ověřeným podpisem byla tzv. autorizovaná konverze dokumentů podle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.
Zákonodárce na absenci elektronického úředně ověřeného podpisu reagoval zvláštní úpravou. V některých právních předpisech nalezneme pro právní jednání požadavek na právní úkon v odlišné formě, podle toho, zdali je jednáno v listinné nebo elektronické podobě. V listinné podobě je vyžadován úředně ověřený podpis, v elektronické podobě pouze příslušný elektronický podpis či doručení
do datové schránky s fikcí vlastnoručního podpisu. Možnost el. podpisu však musí stanovit příslušný zvláštní zákon, nezmiňuje-li se o dané možnosti, nelze obecně jako alternativu uznávaný/kvalifikovaný elektronický podpis využít ani se odkázat na fikci podpisu při doručení do datové schránky.
Nově, od 1. července 2022, nabývá účinnosti ustanovení § 6 zákona o právu na digitální služby, které umožňuje úřední ověření podpisu také na písemnosti v digitální podobě. V dané souvislosti dochází k novelizaci notářského řádu, zákona o ověřování, zákona o advokacii, a dalších právních předpisů. Příslušné zákony používají termín ověřování pravosti elektronického podpisu, vládní a ministerské dokumenty používají označení „e-legalizace“. Svojí elektronickou variantu má nově také prohlášení advokáta o pravosti podpisu.
Nyní jsou nám k dispozici tři elektronické alternativy k úředně ověřenému podpisu:
- Ověření osobou oprávněnou k legalizaci,
- Ověření záznamem informačního systému veřejné správy,
- Ověření uznávaného elektronického podpisu.
Ověření osobou oprávněnou k legalizaci:
První způsob je obdobný jako při ověřování pravosti vlastnoručního podpisu na listině. K legalizaci jsou oprávněni primárně notáři, a orgány a subjekty dle zákona o ověřování. Z orgánů veřejné správy mohou legalizaci provádět pouze ty, které jsou kontaktním místem Czech POINTU.
Ověření záznamem informačního systému veřejné správy:
Tento způsob spojuje elektronickou legalizaci s elektronickou identifikací. Elektronická identifikace nahrazuje fyzické ověřování totožnosti. K ověření podpisu by mělo dojít automaticky na dálku.
Ověření uznávaného elektronického podpisu:
V posledním případě zákon stanoví, že se na dokument podepsaný uznávaným elektronickým podpisem hledí jako na úředně ověřený dokument.
