Právní praxe v Německu ohledně virtuálního pořádání valných hromad akciových společností se ukázala jako praktickým řešením. V důsledku toho Spolkový sněm a Spolková rada přijaly na začátku července tohoto roku zákon o zavedení virtuálních valných hromad akciových společnosti, který dočasnou úpravu určenou k boji proti dopadům nemoci COVID 19 začlení do stálé zákonné úpravy. V potaz tento zákon bere i specifika průběhu takové valné hromady, a to ať už se jedná o valnou hromadu čistě virtuální, či hybridní. Jaká je však situace v České republice?
Česká republika má úpravu virtuálních valných hromad nejen pro akciové společnosti, ale i pro společnosti s ručením omezeným. Jejich pořádání je možné pouze v případě, že tak výslovně stanoví stanovy nebo společenská smlouva společnosti. Jako reakci na pandemii onemocnění COVID 19 pak ČR přijala zákon, který po omezenou dobu umožnil jejich pořádání i v případě, kdy nebyla společenskou smlouvou či stanovami povolena. Tato doba však již uplynula, a tak se virtuální hromady nadále řídí standardní zákonnou úpravou. Pro zjednodušení je zbytek textu věnován pouze úpravě akciových společností, avšak níže uvedené lze vztáhnou i na společnosti s ručením omezeným.
Valné hromady akciových společností mohou být dle zákona pořádány s využitím technických prostředků, čímž je myšlena široká plejáda prostředků např. videokonference, internetové komunikační programy, služby telekomunikačních operátorů (SMS, MMS, hlasové služby) a jiné.
Praktickým problémem takového rozhodování však je povinnost společnosti ověřit totožnost takto zúčastněného akcionáře, která zákonem není blíže upravena. Lze uvažovat o následujících variantách a) svědky totožnosti, kteří prohlásí, že danou osobu znají; b) dopředu sjednaná hesla; c) identifikační prostředky jako je bankovní identita; d) občanský průkaz s čipem, nebo e) kvalifikované systémy elektronické identifikace.
Tento problém je pak zvýrazněn při potřebě vyhotovení notářského zápisu o rozhodnutí valné hromady. Notáři obecně přijímanou praxí je ověření akcionářů za pomoci předložení jejich dokladu na kameru a jeho ověření předsedajícím. V případě, že se jedná o občana České republiky, může notář ověřit totožnost dané osoby elektronicky za pomoci údajů ze základních registrů. Každý (tedy i bez přítomnosti notáře) může ověřit platnost českého a slovenského občanského průkazu v registru ztracených a odcizených dokladů. Lze pak jen doporučit, aby záznam o ověření totožnosti byl, pokud to zvolené technické prostředky umožňují, po určitou dobu uchován, aby se předešlo případným sporům o účastnících průběhu valné hromady a také jejím průběhu. Notář sám je standardně přítomen na stejném místě jako předsedající valné hromady tak, aby mohl ověřit jeho totožnost, nicméně v případě občanů ČR lze opět použít systém elektronického ověření a notář tak může být přítomen pouze za použití technického prostředku. O samotném hlasování poté uvede záznam do notářského zápisu předsedající ve spolupráci s notářem.
V případě plné moci pro účast na valné hromadě, která je povinně podepsaná úředně ověřeným podpisem, je nezbytné zajistit ve stanovách spolehlivý systém pro ověření její pravosti. Běžným postupem pak bývá tuto plnou moc doručit předsedajícímu před konáním valné hromady. Od 01.07.2022 je tato situace pro občany České republiky usnadněna tím, že lze taková plná moci zaslat i elektronicky, jelikož je možné na základě zákona o právu na digitální služby listinu podepsat uznávaným elektronickým podpisem. Akcionář – občan České republika, tak podepíše plnou moc uznávaným elektronickým podpisem a takto zaslaná plná moc lze použít pro jeho zastoupení na valné hromadě společnosti.
Zákon pak připouští i rozhodování mimo valnou hromadu způsobem tzv. per rollam. Tato možnost je při zákonné úpravě u společností s ručením omezeným povolena automaticky a u akciových společností musí být umožněna v jejich stanovách. Rozhodování per rollam má oproti rozhodování a hlasování za pomoci technických prostředků přísněji stanovené podmínky, nicméně jeho úprava poskytuje méně prostoru pro vznik případných sporů.
