Daňové a právní dopady práce z domova („home office“)

Schaffer News

V současné době s ohledem na epidemii koronaviru SARS-Cov-2 způsobující onemocnění COVID-19 je stále více aktuální téma práce z domova tzv. home office. Prozatímní právní úprava práce z domova je nedostatečná a v praxi působí celou řadu výkladových problémů.

Právní úprava práce z domova

Na práci z domova neboli home office je možné při aktuálním znění zákoníku práce nahlížet dvěma způsoby. Jedním z nich je situace, kdy si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám v souladu s §317 zákoníku práce, který upravuje práva a povinnosti zaměstnanců vykonávajících práci mimo pracoviště zaměstnavatele tedy např. i z domova. Na zaměstnance se v takovém případě nevztahuje rozvržení pracovní doby a prostojů, přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy a nepřísluší mu náhrady mzdy při nemožnosti vykonávat práci z důvodu osobních překážek. Výjimkou jsou překážky jako je svatba, úmrtí či stěhování. Zaměstnancům taktéž nenáleží mzda nebo plat či náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek. Ostatní pracovní podmínky zůstávají stejné jako u zaměstnanců pracujících na pracovišti zaměstnavatele (např. nárok na dovolenou, školení apod.).

Druhou situací je, že pracovní dobu zaměstnance i nadále rozvrhuje zaměstnavatel, a to standardně do směn. Takovou situaci lze nazvat jako home office bez vazby na §317 zákoníku práce. V tomto případě zůstávají práva a povinnosti zcela shodné jako při výkonu práce na pracovišti zaměstnavatele. Při takovémto režimu je určitě vhodné jasně sjednat postupy evidence pracovní doby.

Pro oba způsoby by mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem měla být sepsána dohoda podrobně upravující podmínky práce z domova.

Náhrady výdajů vynaložených zaměstnancem

Při práci z domova, zůstává zaměstnavatel v souladu §2 odst. 2) a ve smyslu §151 zákoníku práce povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu prokazatelně vznikly v souvislosti s výkonem práce. Mezi takové patří zejména náhrady z titulu opotřebení vlastního zařízení a náhrady na vytvoření a dodržování pracovní podmínek.

V případě, kdy se jedná o úhradu nákladů v souladu se zákoníkem práce, nevzniká zaměstnanci z této úhrady podle §6 odst. 7) písm. d) a písm. e) zákona o dani z příjmů (dále jen „ZDP“) zdanitelný příjem a úhrady nejsou ani předmětem odvodů na sociální a zdravotní pojištění. Jinými slovy, finanční náhrady nákladů poskytnuté zaměstnavatelem, které nenavýší majetek zaměstnance, nemohou být předmětem daně z příjmů.

Výše uvedené náhrady je obtížné přesně stanovit a prokázat. Finanční správa ve svých publikovaných vyjádřeních navíc uvádí, že trvá na skutečném prokázání těchto výdajů.

  1. Kompenzace za opotřebení zařízení – vyjma telefonu a zařízení výpočetní techniky se může jednat např. také o pracovní stůl, kancelářské židle, skříně či další kancelářské vybavení. Tyto výdaje je možné hradit ve výši skutečných výdajů nebo paušální částkou. Ta musí být nicméně stanovena prokazatelně tj. nutné doložit výdajovými doklady, ze kterých je paušál stanoven. Finanční správa odmítá stanovení paušálu na základě kvalifikovaného odhadu. V případě zařízení, které by jinak bylo odepisováno, je možné uznat paušál jen do výše těchto odpisů.
  1. Kompenzace nákladů jiných než za opotřebení zařízení – jedná se o náklady za vytápění/chlad, elektrickou energii, telekomunikační služby, náklady na úklid domácí kanceláře atd. Tyto výdaje nelze dle výkladu finanční správy prokázat jinak než na základě skutečných výdajů, nikoli tedy paušální částkou.

V případě, kdy zaměstnavatel výši náhrady dostatečně finančnímu úřadu neprokáže, bude se jednat u zaměstnance o zdanitelný příjem podléhající sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Kompenzace výdajů hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce z domova ať již v prokázané nebo v neprokázané výši, mohou být považovány za daňově uznatelný náklad zaměstnavatele dle §24 odst. 1 ZDP a §24 odst. 2) písm. x).

Příspěvek na stravování

Pokud zaměstnanci na home office rozvrhuje pracovní dobu zaměstnavatel, pak příspěvek na stravování ve formě stravenky má standardní daňový režim jako u jiných zaměstnanců. Příspěvek je při odpracování min. 3 hodin směny daňově uznatelným nákladem do stanovených limitů a současně je na straně zaměstnance osvobozen od daně z příjmů. Taktéž peněžitý příspěvek na stravování (stravenkový paušál) se bude daňově posuzovat stejným způsobem jako u zaměstnanců vykonávající práci na pracovišti zaměstnavatele.

V případě, kdy si zaměstnanec v souladu s §317 zákoníku práce rozvrhuje pracovní dobu sám, není nákup stravenky daňově uznatelným nákladem u zaměstnavatele (není totiž splněna podmínka odpracování směny, resp. tato směna nelze stanovit). Poskytnutá stravenka nicméně stále zůstává osvobozeným příjmem u zaměstnance. Stravenkový paušál naopak v tomto režimu od daně z příjmů osvobodit nelze, ale lze jej uplatnit jako daňově uznatelný náklad zaměstnavatele.   

Problematika stálé provozovny

V této souvislosti je potřeba také upozornit na skutečnost, že na home office je potřeba pro účely vzniku stálé provozovny nahlížet stejně jako např. na jakoukoliv jinou kancelář.

Home office tedy může znamenat pro zahraničního zaměstnavatele zaměstnávající zaměstnance na území ČR vznik stálé provozovny, pokud je používán nepřetržitě a na základě požadavku zaměstnavatele a tento výkon činnosti tvoří část nebo celek jeho podnikání. Výjimkou je výkon činnosti  mající pouze přípravný nebo pomocný charakter.

V návaznosti na změny vyvolané nemocí Covid-19 vydalo OECD informaci vztahující se ke vzniku stálé provozovny z titulu home office. Z informace vyplývá, že vykonává-li zaměstnanec práci z domova z důvodu opatření v oblasti veřejného zdraví vyvolané pandemií Covid, tato skutečnost dle OECD představuje nedostatek stálosti, resp. má dočasný charakter, a proto nemůže vést k vzniku stálé provozovny.

Závěr

Home office má své výhody, ale i záporné stránky. Zaměstnanec má větší svobodu a pro zaměstnavatele tento druh pracovního zapojení zase snižuje náklady na kancelářské prostory, energie apod. V závěru je nutné říci, že prozatímní právní úprava práce z domova je nedostatečná a v praxi působí celou řadu výkladových problémů. Proto v únoru 2021 byla Poslanecké sněmovně předložena novelu zákoníku práce, jenž s navrhovanou účinností od 1. července 2021 podmínky práce z domova detailně upravuje. Tato by mohla mít dopady i na posun přístupu finanční správy k daňovým výkladům.