V loňském roce došlo k nenápadnému, ale do budoucna jistě významnému pokroku v oblasti digitalizace EU a dalšímu rozšíření Once Only Principle – tedy tzv. zásady pouze jednou.
Zásada jako taková znamená, že dokument jednou předložený orgánu členského státu EU již nikdy nemůže být znovu vyžadován (a předkládán) v jiném členském státě Unie, neboť orgány veřejné moci si v rámci přeshraniční spolupráce daný dokument a informace v něm obsažené nasdílí a nebudou zatěžovat podnikatele dodatečnou administrativou související s opatřováním stále nových a nových výpisů z obchodních rejstříků, evidencí skutečných majitelů či jiných registrů.
Cílem je zajistit hladké fungování přeshraničního styku úřadů a dalších státních orgánů a zjednodušit podnikatelům jejich business doing a to mj. prostřednictvím tzv. harmonizovaného osvědčení společnosti EU.
Mělo by jít o jakýsi (papírový či digitální) dokument, který osvědčí existenci společnosti (a pozici jednatele, člena představenstva, sídlo společnosti atd.) pro všechny státy EU bez nutnosti zajišťovat jakékoli další dokumenty. Oproti současné povinnosti doložit apostilované výpisy z obchodních rejstříků spolu s jejich překlady, apostily na plné moci či jiných dokumentech, pokud je snad podnikatel chce použít v jiném členském státě (třeba při změně jednatele, prokuristy, jediného společníka, u změny názvu, výše základního kapitálu atd.), půjde o jistě vítané a dlouho očekávané opatření.
Cílem je zajistit, aby společnost existující podle práva 1 státu, nemusela ve druhé členské zemi EU předkládat jakékoliv dokumenty a její existence by byla uznána bez dalšího.
Prvním krokem k tomuto ideálnímu světu je zmíněné osvědčení společnosti a hlubší koordinace státních orgánů co se vzájemného sdílení informací týče, druhým krokem pak je chystané propojení obchodního rejstříku jednoho státu s rejstříky dalších členských států EU. Tím by bylo umožněno výše uvedené – tedy osvědčení o existenci společnosti s platností pro celou EU.
Současně je vhodné upozornit na to, že v současné praxi zatím k automatickému přebírání údajů mezi obchodními rejstříky členských států EU nedochází. Ačkoliv systém propojení obchodních rejstříků již formálně existuje, jeho funkce je v tuto chvíli pouze informativní. Orgány veřejné moci i veřejnost sice mají k údajům ze zahraničních rejstříků přístup, tyto údaje se však do českého obchodního rejstříku nepropisují automaticky. Jakákoliv změna zapisovaných skutečností tak i nadále vyžaduje aktivní podání návrhu ze strany společnosti a doložení listin prokazujících rozhodné skutečnosti.
Státy jsou povinny směrnici o digitalizaci do svých právních řádů promítnout do poloviny roku 2027 se závazným užíváním od poloviny roku 2028 a my tak můžeme jen doufat, že se výše uvedené podaří a skutečně dojde ke zjednodušení, zrychlení a zlevnění komplikovaných korporátních procesů.
