Účetní závěrka by měla podávat věrný a poctivý obraz účetnictví a zároveň poskytovat pravdivé informace o finančním zdraví podniku. Je samozřejmé, že toto tvrzení by nemohlo fungovat bez správného účtování všech účetních operací, a to včetně účtování o dotacích, se kterým mají účetní jednotky stále potíže.
Pod pojmem „dotace“ si většinou představíme konkrétní druh finančních prostředků, který získává účetní jednotka od poskytovatele dotace. Použití těchto finančních prostředků je vázáno na účel, na který jsou poskytovány. Většinou jsou tyto peněžní prostředky nevratné, pokud ovšem účetní jednotka neporuší podmínky, které byly stanoveny poskytovatelem.
Ve většině případů poskytnutí takových dotací je podmíněno podáním žádosti a ověřením nezbytných náležitostí auditorem. Je nutné zdůraznit, že např. na dotace poskytované ze státního rozpočtu není právní nárok. V případě schválení dotace, a to po uzavření účetního období, by měla účetní jednotka informovat uživatele účetní závěrky o čerpání této dotace, např. zmínkou v Příloze k ÚZ.
Nejčastěji se setkáváme se dvěma druhy dotací, a to jsou zejména provozní dotace, sloužící ke krytí běžných nákladů, a investiční dotace, které jsou poskytovány na pořízení majetku.
Při účtování o provozních dotacích je nezbytné dodržení, tzv. akruálního principu, který v praxi znamená časovou a věcnou souvislost nákladů s výnosy. Dalším je princip opatrnosti, jehož podstatou je účtování o dotaci vždy v okamžiku, kdy k jejímu využití existuje jednak právní nárok, a zároveň je jisté, že dotace bude účetní jednotce poskytnuta.
V závislostí na druhu dotace se liší i postup účtování, který je stanoven Českým účetním standardem č. 017 – Zúčtovací vztahy:
| Provozní dotace | |
| MáDáti | DAL |
Nezpochybnitelný právní nárok na dotaci | Jiné pohledávky 37* | Zúčtování dotací 34* |
Použití dotace k úhradě nákladů | Zúčtování dotací 34* | Jiné provozní (finanční) výnosy |
Přijetí dotace na účet | Bankovní účet 22* | Jiné pohledávky 37* |
| Investiční dotace | |
| MáDáti | DAL |
Nezpochybnitelný právní nárok na dotaci | Jiné pohledávky 37* | Zúčtování dotací 34* |
Použití dotace ke snížení pořizovací ceny majetku | Zúčtování dotací 34* | Dlouhodobý majetek 0** |
Přijetí dotace na účet | Bankovní účet 22* | Jiné pohledávky 37* |
V tabulce je uveden postup, jak by se mělo účtovat za podmínky, že dotace byla čerpána a zúčtována v jednom účetním období. V případě krytí budoucích provozních nákladů se zaúčtuje odpovídající část dotace jako „Výnosy příštích období“.
Pokud by se jednalo o finanční příspěvek, který byl poskytnut na pořízení majetku, nebude tento příspěvek zohledněn ve výsledku hospodaření účetní jednotky v jednom účetním období, ale bude rozdělen po dobu, po kterou bude související majetek odepisován. O získanou dotaci bude snížena vstupní cena majetku (popř. jeho technického zhodnocení), a měsíční/ roční odpisy se budou vypočítávat ze snížené pořizovací ceny. Jestliže na majetek, popř. jeho technické zhodnocení, byla poskytnuta dotace ve 100 % výši, pak je takový majetek/ technické zhodnocení veden/o v Podrozvaze.
V případě, že dojde ze strany účetní jednotky k porušení podmínek poskytnutí dotace, musí tuto dotaci zcela nebo částečně vrátit. V účetnictví následně dojde k datu zjištění vzniku této povinnosti k vykázání Závazku, a to v odpovídající výši.
